Código de conducta

El Código establece las normas mínimas de comportamiento que exigimos a todas las personas que trabajan a tiempo completo o parcial en todos los niveles de la empresa, así como a quienes realizan trabajos para la empresa, como contratistas, autónomos, empleados a tiempo parcial y de duración determinada, becarios, denominados colectivamente nuestros "colegas".

Existen políticas y procedimientos detallados que respaldan algunas de las áreas cubiertas por este Código, a las que se hace referencia en secciones individuales.

Mantenimiento de registros precisos

Media.Monks procura cumplir la ley y las normas técnicas y profesionales aplicables, y prepara puntualmente los registros financieros y de otro tipo, representando los hechos de forma fiel y completa.

Mantenemos registros precisos de las operaciones de la empresa, lo que incluye todas las transacciones entre nuestra empresa y personas y organizaciones externas, así como todos los gastos y cargas laborales.

Nuestro objetivo es mantener un riguroso sistema de controles financieros, operativos y de cumplimiento, así como un sistema eficaz de gestión de riesgos.

Conflictos de intereses

Nos comprometemos a actuar en el mejor interés de Media.Monks. Todos tenemos la obligación de actuar de forma que se eviten los conflictos de intereses reales o potenciales, ya sea dentro de Media.Monks o con nuestros clientes

Media.Monks o con nuestros clientes o proveedores. Se produce un "conflicto de intereses" cuando nuestros intereses personales no coinciden con los de Media.Monks. Por ejemplo, cuando un familiar recibe un contrato de proveedor de Media.Monks, aunque no sea la mejor opción. O dar un puesto de trabajo al familiar de un amigo cuando no sea el mejor candidato.

Esto significa que sólo debes utilizar tu puesto en Media.Monks, así como la propiedad de la empresa, tanto física como intelectual, para fines comerciales adecuados y legítimos. Por ejemplo, no debes utilizar el software, los activos digitales, los conceptos, etc. de la empresa para tus propios fines comerciales. Además, siempre debe tomar decisiones con independencia de intereses financieros u otros intereses personales que pudieran comprometer su juicio o independencia. Esto incluye no dar un trato preferente a terceros con los que tenga algún interés, incluidos familiares, amigos u otros contactos.

Debe evitar cualquier relación que pueda crear o dar la apariencia de un conflicto y revelar con prontitud cualquier interés personal o profesional que pueda razonablemente percibirse como un conflicto con los mejores intereses de Media.Monks. Esto incluye cualquier cosa que pueda crear una apariencia de incorrección o que afecte a su juicio en el desempeño de su función.

También debes evitar cargos, compromisos o actividades externas que puedan interferir con tus responsabilidades o perjudicar la reputación de Media.Monks.

Debe comunicar inmediatamente cualquier posible conflicto de intereses, incluidas las relaciones personales con clientes, proveedores u otros empleados de la empresa, especialmente si existe una relación de autoridad, a su superior y a la Consejera General, Caroline Kowall, caroline.kowall@mediamonks.com, para su aprobación.

Datos

a. Comunicaciones

Todas las comunicaciones de Media.Monks deben ser profesionales, transparentes, pertinentes y centradas en nuestra misión.

Tanto las formas tradicionales como las modernas de comunicación, incluidas las redes sociales, deben utilizarse de forma responsable. La comunicación inapropiada o el intercambio no autorizado de información (por ejemplo, imágenes, comentarios, enlaces u otros datos) podría causar daños legales o de reputación a usted, sus colegas, Media.Monks, nuestros clientes, clientes u otros. Esto también incluye las declaraciones realizadas en las redes sociales o en cualquier otro lugar que sean maliciosamente falsas, discriminatorias o que infrinjan las políticas de la empresa contra el acoso. Además, no debemos hacer declaraciones no autorizadas en nombre de Media.Monks o que puedan considerarse como la posición de la Empresa.

b. Propiedad intelectual e información confidencial

La información producida y almacenada en los sistemas de información de Media.Monks, la propiedad intelectual y la información confidencial son nuestros activos más valiosos.

Estos incluyen nuestras marcas, marcas comerciales, know-how, invenciones, patentes, contenidos y otros materiales protegidos por derechos de autor, secretos comerciales, estrategias, programas informáticos y propiedades de medios de comunicación, incluyendo sitios web y apps. También incluye información financiera y comercial sobre la empresa, sus clientes y cualquier otra información protegida en virtud de los acuerdos de confidencialidad aplicables.

Salvaguardar la propiedad intelectual y la información confidencial y sujeta a derechos de propiedad de la empresa frente a usos o divulgaciones no autorizados es fundamental para nuestro éxito, ya sea en cualquiera de nuestras oficinas, mientras trabajamos fuera de ellas o mientras viajamos. Por favor, guarde la información, en cualquier formato que exista. Cuando hable de información confidencial, no lo haga en un lugar donde le puedan oír, y no revele ninguna información a nadie a menos que tenga un propósito comercial adecuado. Esta obligación de mantener la confidencialidad de nuestra información continúa, incluso si usted ya no es empleado de Media.Monks.

No debes aceptar información confidencial de terceros a menos que tengas permiso para ello y hayas aceptado recibirla en virtud de un acuerdo previo por escrito. También respetamos los derechos de propiedad intelectual y la información confidencial de terceros y reconocemos que hacerlo es vital para mantener nuestro negocio y nuestra reputación.

c. Privacidad de datos y ética digital

En Media.Monks respetamos los derechos de privacidad de nuestro personal, clientes, proveedores y socios comerciales y nos comprometemos a recopilar, utilizar, almacenar, tratar, transferir y divulgar datos personales de forma profesional, lícita y ética, de conformidad con la normativa local, nacional e internacional.

Sólo podemos procesar datos personales para fines específicos, definidos y legítimos, y los datos deben ser exactos y pertinentes para el fin para el que se recogieron, así como estar debidamente protegidos contra el acceso inapropiado o el uso indebido. Cuando vayan a transferirse a terceros, deberán protegerse adecuadamente. Para más información, consulte la Política de Privacidad de Datos.

d. Seguridad de la información y de la tecnología

Media.Monks pone a su disposición la tecnología y los programas informáticos necesarios para realizar su trabajo con eficacia, y usted debe tratar estos equipos con respeto. El acceso y uso de la tecnología de la información y todos nuestros sistemas asociados, como el correo electrónico, el software/aplicaciones, las redes, Internet y las redes sociales, pueden estar sujetos a ciberataques, amenazas internas o riesgos similares.

Por lo tanto, utilizamos nuestra tecnología de manera responsable, sólo para fines comerciales legítimos y debemos asegurarnos de que cualquier uso no cause ningún daño a la empresa, incluso inadvertidamente. El uso personal limitado de los activos informáticos de Media.Monks está permitido de acuerdo con las políticas aplicables, siempre que dicho uso no suponga un riesgo de conflicto de intereses. Nuestros sistemas y dispositivos informáticos no deben utilizarse con fines indebidos o de forma que puedan afectar a su funcionamiento o integridad.

Media.Monks se reserva el derecho a supervisar el uso de todos sus sistemas de información y a acceder a dicha información, recuperarla y divulgarla, salvo cuando la ley o un acuerdo así lo limiten. Para más información, nuestro personal puede refirirse a la Política general de seguridad de la información y la Política de seguridad de la información para empleados.

Encontrará más información sobre los distintos elementos de la sección 3.3, Datos, en los Contratos de los empleados, el Manual del empleado y la Política de uso aceptable.

Medio ambiente y derechos humanos

Cumplimiento de las leyes y reglamentos medioambientales y fomento del desarrollo sostenible

Media.Monks cumple las leyes y reglamentos medioambientales de los países en los que desarrolla su actividad. Nuestro compromiso va más allá de las leyes y normativas vigentes, ya que promovemos el desarrollo sostenible. Intentamos gestionar nuestra huella medioambiental de forma transparente y ética en interés de nuestras partes interesadas, incluidos nuestros clientes, colegas, inversores y las comunidades en las que operamos.

Trabajo infantil y esclavitud moderna

En Media.Monks, tenemos un enfoque de tolerancia cero hacia la esclavitud moderna y estamos plenamente comprometidos con la prevención de la esclavitud y la trata de seres humanos en nuestras operaciones y cadena de suministro. Hemos tomado medidas concretas para hacer frente a la esclavitud moderna, como se indica en nuestra Declaración sobre la Esclavitud Moderna. Cumplimos las leyes y normativas aplicables, incluida la Declaración Universal de los Derechos Humanos de las Naciones Unidas y los convenios fundamentales de la Organización Internacional del Trabajo.

En colaboración con nuestros grupos de interés externos, buscamos el bienestar general de nuestras comunidades.

Empleo justo, diversidad e inclusión

a. Acoso

No toleraremos ninguna acción, conducta o comportamiento que sea humillante, intimidatorio u hostil. Todos tenemos derecho a un entorno laboral libre de acoso físico, psicológico, sexual y verbal, intimidación y otras conductas abusivas o amenazas de ese tipo de trato. La retroalimentación, la crítica y el desafío deben realizarse siempre de forma apropiada y respetuosa, teniendo en cuenta las sensibilidades culturales.

Para más información sobre esta sección, véase la Política contra la mala conducta.

b. Diversidad e inclusión

Ofrecemos igualdad de oportunidades a todo el mundo, ya que esto nos ayuda a garantizar que siempre nos basamos en la reserva de talento más amplia posible y atraemos a los mejores.

Valoramos la diversidad y nunca, en ninguna etapa del empleo, discriminaremos a ninguna persona por motivos de raza, origen nacional, religión, etnia, discapacidad, edad, orientación sexual, afiliación política, pertenencia a un sindicato, género o identidad de género, estado civil o cualquier otra clasificación protegida por las leyes y reglamentos aplicables.

A la hora de tomar decisiones laborales, como la contratación, la evaluación, la promoción, la formación, el desarrollo, la disciplina, la compensación y el despido, nos basamos únicamente en factores objetivos, como los méritos, las cualificaciones, el rendimiento y las consideraciones empresariales.

c. Formación

Como parte de nuestro amplio programa de cumplimiento, proporcionamos a nuestros Colaboradores formación sobre cuestiones éticas y políticas relacionadas con este Código y esperamos que todos cumplan con las responsabilidades de formación que se les asignen.

En particular, nuestra formación hace hincapié en las obligaciones de nuestros Colaboradores dentro de sus Contratos de Trabajo y Acuerdos de No Divulgación aplicables.

d. Salarios y prestaciones

Pagamos a los trabajadores al menos la remuneración mínima exigida por la legislación local y proporcionamos todas las prestaciones obligatorias por ley.

e. Horas de trabajo

Actuamos de conformidad tanto con las normas de la Organización Internacional del Trabajo como con las leyes y reglamentos locales en relación con las horas de trabajo, las horas de descanso, el máximo de días consecutivos de trabajo y las vacaciones anuales. Las horas trabajadas más allá de la semana laboral normal serán voluntarias.

El empleo es de libre elección y cualquier persona puede poner fin a su empleo o compromiso con un preaviso razonable de conformidad con los contratos de trabajo y las leyes y reglamentos aplicables.

f. Libertad de asociación y negociación colectiva

Reconocemos el derecho de las personas a ejercer su derecho a la libertad de asociación y a la negociación colectiva de acuerdo con las leyes y reglamentos aplicables, los convenios colectivos y las costumbres locales.

g. Mecanismo disciplinario y de reclamación

Contamos con un proceso disciplinario transparente y justo para abordar las preocupaciones relacionadas con el trabajo, la conducta o la ausencia de cualquiera de nuestros compañeros.

h. Trabajadores inmigrantes

El término "trabajador migrante" se refiere a una persona que va a trabajar, trabaja o ha trabajado en una actividad remunerada en un Estado del que no es nacional. Media.Monks vela por que los trabajadores migrantes sean contratados respetando plenamente la legislación laboral y de inmigración del país de acogida.

i. Salud y seguridad

Media.Monks se esfuerza por alcanzar los más altos niveles de salud y seguridad en el trabajo. Cumplimos todas las normativas aplicables en materia de salud y seguridad en el trabajo y proporcionamos un entorno laboral seguro, propicio para la buena salud y que ayuda a prevenir accidentes, lesiones y enfermedades relacionadas con el trabajo.

j. Actividad política

Media.Monks no realiza pagos ni otras contribuciones para apoyar campañas políticas o actividades políticas.

Como individuo, usted tiene derecho a participar personalmente en actividades políticas lícitas, expresando claramente que sus opiniones políticas son personales y no las de Media.Monks.

Para más información sobre los distintos elementos de la sección 3.5, Empleo justo, diversidad e inclusión, consulte el Manual del empleado de Media.Monks, como parte de nuestro compromiso con los principios ESG.

Prevención de delitos financieros

a. Lucha contra el soborno y la corrupción

Media.Monks no tolera ninguna forma de soborno o tráfico de influencias. Cumplimos las leyes antisoborno y anticorrupción de los países en los que operamos, así como las de aplicación transfronteriza.

No ofrecemos, pagamos ni aceptamos sobornos ni comisiones ilegales por ningún motivo, ni directamente ni a través de terceros. No realizamos pagos de facilitación ni permitimos que otros los realicen en nuestro nombre.

b. Regalos y hospitalidad

Ocasionalmente utilizamos la hospitalidad y las oportunidades promocionales para presentar nuestros servicios, establecer relaciones o atraer a nuevos clientes. Los regalos modestos, el entretenimiento y la hospitalidad pueden ayudar a construir unas buenas relaciones de trabajo con clientes, consumidores, proveedores y partes interesadas.

Sin embargo, no deben ofrecerse ni aceptarse regalos, invitaciones ni atenciones si puede considerarse que influyen indebidamente en una decisión empresarial.

Antes de ofrecer o aceptar cualquier regalo u hospitalidad, debemos asegurarnos de que su valor es razonable y está permitido por las políticas y normas internas de Media.Monks (para más información, véase la Política contra los delitos financieros).

c. Patrocinio y donaciones

Media.Monks apoya a organizaciones comunitarias locales mediante contribuciones voluntarias. También utilizamos patrocinios como parte de nuestras actividades de marketing.

Las contribuciones benéficas, donaciones y acuerdos de patrocinio deben ser apropiados, razonables en términos de valor y frecuencia y aprobados por adelantado de acuerdo con las políticas y normas internas de Media.Monks. No debemos utilizar tales acuerdos para influir en decisiones empresariales, encubrir pagos políticos o para cualquier otro fin indebido.

d. Terceros

La naturaleza de nuestro trabajo nos obliga a interactuar frecuentemente con terceros. Estos terceros pueden incluir clientes, consumidores, proveedores, distribuidores, revendedores, grupos de presión, consultores y cualquier otra persona o entidad que no sea una empresa de Media.Monks o un colega.

Las interacciones con funcionarios públicos u organizaciones estatales presentan riesgos particulares que deben abordarse adecuadamente. Dado que a menudo controlan decisiones o procesos que pueden afectar a nuestro éxito empresarial, debemos atenernos a las normas éticas más estrictas al trabajar con funcionarios públicos.

e. Lucha contra el blanqueo de capitales ("AML")

Media.Monks cumple todos los requisitos legales y reglamentarios aplicables en materia de lucha contra el blanqueo de capitales en los países en los que opera, incluida la notificación de casos presuntos o reales de conformidad con los requisitos de divulgación. La violación de las leyes y reglamentos en materia de lucha contra el blanqueo de capitales puede dar lugar a sanciones civiles y penales, incluidas multas, inhabilitación de directivos y penas de prisión.

Prohibimos la realización de cualquier actividad que pueda interpretarse como blanqueo de capitales y financiación del terrorismo, y nos aseguramos de tomar las medidas adecuadas para prevenir y detectar cualquier caso de este tipo.

f. Fraude

Media.Monks no tolera ninguna forma de fraude mediante el intento de obtener algún beneficio indebido a través del engaño, la presentación de reclamaciones falsas o la actuación fraudulenta. Esto incluye el uso indebido de la propiedad intelectual de Media.Monks y de información sujeta a derechos de propiedad.

g. Sanciones

Media.Monks cumple todas las leyes y restricciones comerciales de los países en los que opera. Esto puede incluir sanciones y restricciones comerciales que nos impiden trabajar en determinados países, o con personas o entidades.

Nuestro objetivo es garantizar el cumplimiento de la normativa mediante el establecimiento de un marco interno que minimice el riesgo de sanciones comerciales, infracciones y abuso de nuestros productos y servicios con fines de blanqueo de capitales.

h. Antimonopolio

Media.Monks cree en la competencia libre y abierta. Trabajamos duro para ganar a la competencia proporcionando mejores productos y servicios, no mediante métodos comerciales poco éticos o ilegales. Nunca emprendemos voluntariamente acciones que puedan restringir la competencia libre y leal, como trabajar con competidores para amañar licitaciones, intercambiar información comercial sensible, fijar precios o repartirse mercados.

i. Uso de información privilegiada

Media.Monks cumple la legislación nacional e internacional sobre el uso de información privilegiada.

No utilizamos ni comunicamos información material no pública sobre Media.Monks o cualquier otra empresa para obtener beneficios o ventajas financieras personales. Dicha información puede obtenerse en una amplia gama de situaciones comerciales ordinarias que, de revelarse, podrían influir en la decisión de una persona de comprar, vender o mantener valores/acciones de una empresa.

Encontrará más información sobre el uso de información privilegiada en el Código de Negociación de Acciones y en el Manual de Regulación del Abuso de Mercado.

j. Evasión fiscal

Media.Monks se esfuerza por cumplir toda la legislación fiscal local de los países en los que opera y pagar la cantidad correcta de impuestos por esas actividades. Tenemos un enfoque de tolerancia cero con la evasión fiscal y siempre gestionamos nuestros asuntos fiscales de forma ética. También nos aseguramos de no facilitar la evasión fiscal por parte de terceros, ni siquiera accidentalmente.

Para más información sobre los distintos elementos de la sección 3.6, Prevención de delitos financieros, consulte la Política contra los delitos financieros.

• ¿Qué sugiere el Código y su espíritu?
• ¿Está permitida esta acción en virtud de las políticas y procedimientos de Media.Monks?
• ¿Causaría preocupación esta acción si otros colegas o personas ajenas a la empresa la conocieran?

Si tiene alguna pregunta sobre el Código o le preocupa una infracción del mismo o de otra política de la empresa, la posible conducta indebida de un proveedor, cliente, socio comercial u otra conducta interna, le animamos a que plantee sus dudas a su director o al departamento de Recursos Humanos y lo notifique a la Consejera General, Caroline Kowall, caroline.kowall@mediamonks.com.

Como alternativa, la empresa trabaja con un servicio independiente de denuncia confidencial. La plataforma Speak Up de Media.Monks está a disposición de todos nuestros colegas como un canal seguro y confidencial a través del cual pueden, de forma voluntaria, alertar a Media.Monks en relación con cualquier preocupación sobre el incumplimiento de este Código. En línea con nuestra Política de Denuncia, apoyamos una cultura que anima a todos los individuos a denunciar sin miedo a represalias.

En circunstancias limitadas, puede ser necesario informar de infracciones o incidentes graves a las autoridades competentes, incluidas las autoridades reguladoras o encargadas de hacer cumplir la ley. En tales casos, Media.Monks tomará las medidas razonables para garantizar la confidencialidad de la identidad de cualquier empleado informante, a menos que su divulgación sea inevitable para cumplir con la legislación.

Cada empresa de Media.Monks también será responsable de garantizar que los requisitos de esta política se apliquen de acuerdo con la legislación local y notificará a la Asesora Jurídica, Caroline Kowall, caroline.kowall@mediamonks.com si surge algún problema.