Política de denuncia

Nuestros valores

Un valor clave de Media.Monks es la integridad y la responsabilidad, que enlazan con nuestro principio básico de autenticidad, integridad y las normas éticas más estrictas en nuestras relaciones comerciales.

Estos valores se aplican en todas nuestras relaciones dentro de Media.Monks y cuando trabajamos con clientes, proveedores y en nuestras comunidades.

Esperamos los más altos estándares éticos en todos nuestros negocios, por lo que puede haber ocasiones en las que cualquiera de nuestros colegas desee informar sobre sospechas de irregularidades. El objetivo de esta Política es proporcionar mecanismos para informar e investigar tales preocupaciones. Esta Política pretende apoyar

1. Una cultura de autenticidad y responsabilidad;
2. La notificación de sospechas de irregularidades, sabiendo que las preocupaciones se tomarán en serio y se investigarán según proceda, respetando la confidencialidad;
3. Los métodos para plantear una preocupación; y
4. El principio de no represalia.

La presente Política se aplica a S4Capital plc y a todas las filiales en las que posea, directa o indirectamente, una participación mayoritaria o ejerza un control efectivo, denominadas colectivamente "Media.Monks" o la "Empresa".

Esta política también se aplica a todas las personas que trabajan a tiempo completo o parcial en todos los niveles dentro de la empresa, así como los que realizan el trabajo para la empresa, tales como trabajadores de agencia, contratistas autónomos, trabajadores a tiempo parcial y de duración determinada, pasantes, denominados colectivamente "empleados".

Anonimato

Animamos a las personas a poner su nombre en las denuncias que realicen, pero si prefieren permanecer en el anonimato, sus denuncias se tomarán en serio y se investigarán en la medida de lo posible. Tenga en cuenta que las denuncias anónimas pueden ser más difíciles de investigar, por lo que recomendamos a los empleados que las presenten que incluyan tanta información objetiva como sea posible.

Confidencialidad

En la medida de lo posible, trataremos todas las denuncias de forma confidencial y sensible. La identidad del empleado que realice la denuncia no se revelará sin consentimiento explícito a nadie más allá de los miembros del personal que reciban y hagan un seguimiento de la denuncia. Aunque la identidad del denunciante se mantendrá confidencial, es posible que cualquier investigación descubra información que pueda ser preocupante en cuanto a la identidad del denunciante.

Denuncias falsas

No se tomará ninguna medida contra las personas que denuncien de buena fe, aunque la investigación posterior no confirme las acusaciones.

No represalias

Nuestro objetivo es fomentar la franqueza y apoyaremos a los empleados que comuniquen verdaderas inquietudes en el marco de esta política.

Esta Política está diseñada para ofrecer protección a aquellos empleados que denuncien sus preocupaciones de buena fe, en la creencia razonable de que la denuncia tiende a mostrar malas prácticas o incorrecciones, que la revelación se hace a una persona adecuada y en línea con esta Política y cualquier procedimiento relacionado.

La no represalia es uno de los principios fundamentales de esta política y aplicamos una política de tolerancia cero frente a cualquier forma de represalia contra las personas que denuncian problemas.

Denuncia de irregularidades

La denuncia de irregularidades es la revelación de información relacionada con sospechas de irregularidades, infracciones de la ley o peligros en el trabajo. Esto puede incluir: cualquier sospecha de conducta fraudulenta, conducta corrupta, soborno, negligencia, violación de las normas antimonopolio y de competencia aplicables, violación de la protección de datos personales y de las normas de seguridad del sistema de la empresa, peligro para la salud y la seguridad de una persona, peligro para el medio ambiente, actividad delictiva, incumplimiento de cualquier obligación legal o reglamentaria, y ocultación deliberada de cualquier información relativa a cualquiera de los casos anteriores.

Le animamos a que denuncie Cualquier preocupación genuina relacionada con sospechas de irregularidades o negligencias que afecten a cualquiera de nuestras actividades debe comunicarse con arreglo a esta Política.

Alcance de esta política

Si no está seguro de si algo entra en el ámbito de aplicación de esta política, pida consejo a la Directora Jurídica de la empresa, Caroline Kowall, caroline.kowall@mediamonks.com.

Las preocupaciones de los empleados son importantes para la Empresa y le animamos a que aproveche esta Política.

Esperamos que en muchos casos pueda plantear sus preocupaciones directamente a su jefe o a su departamento de Recursos Humanos, pero debería sentirse igualmente cómodo planteando una preocupación a cualquiera de las siguientes personas:

• Su Jefe directo o indirecto.
• Recursos Humanos.
• El Director Jurídico, en calidad de responsable de la denuncia de irregularidades
• Plataforma Media.Monks Speak Up apoyada por Convercent.

Las denuncias pueden hacerse por escrito o verbalmente.

Si su preocupación puede tratarse con arreglo a esta Política, iniciaremos una investigación.

Se seguirán los siguientes pasos:

• Acusaremos recibo de su denuncia en un plazo de 5 días laborables.
• Concertaremos una reunión con usted lo antes posible, ya sea en persona o por videoconferencia o audioconferencia (según proceda), para hablar de su denuncia.
• Realizaremos una evaluación inicial para determinar el alcance de la investigación.
• Le diremos quién se ocupa del asunto y cómo puede ponerse en contacto con él o ella.
• Le diremos si puede solicitar más ayuda.
• Le daremos una estimación de la duración de la investigación.
• Le aconsejaremos sobre qué hacer si sufre un perjuicio inmediato o posterior como consecuencia de haber presentado la denuncia.
• Nos esforzaremos por mantenerle informado del progreso de la investigación y de su posible calendario. Es probable que los plazos de investigación de los asuntos planteados en virtud de esta política varíen en función de la naturaleza y la complejidad del caso. En la mayoría de los casos, esperamos poder concluir la investigación en un plazo de 12 semanas. También podemos designar a un investigador externo con experiencia o conocimientos en la materia. Tenga en cuenta, sin embargo, que no podremos comunicarle detalles específicos de la investigación o las medidas concretas que se están tomando para resolver el problema en circunstancias en las que se podría infringir un deber de confidencialidad que tenemos con otra persona.

Deberá tratar cualquier información que se le facilite sobre la investigación como confidencial, y nuestro objetivo será proporcionarle información a usted como la persona que hizo la denuncia original en el mismo plazo de 12 semanas.

Aunque no siempre podemos garantizar el resultado que busca, nos comprometemos a tratar su preocupación de forma justa y adecuada. Utilizando esta Política, puede ayudarnos a conseguirlo.

Si no está satisfecho con la forma en que se ha tratado su denuncia, puede plantear esta cuestión a la Consejera General que actúa como Responsable de Denuncias, Caroline Kowall, caroline.kowall@mediamonks.com.

El incumplimiento de esta política por parte de cualquier miembro del personal se considerará una infracción del Código de Conducta de la empresa y se tratará en consecuencia. Cuando un miembro del personal infrinja esta política, se considerará una infracción del Código de Conducta de la empresa y se actuará en consecuencia.

En circunstancias limitadas, puede ser necesario informar de infracciones o incidentes graves a las autoridades competentes, incluidas las autoridades reguladoras o encargadas de hacer cumplir la ley. En tales casos, Media.Monks tomará las medidas razonables para garantizar la confidencialidad de la identidad de cualquier empleado denunciante, a menos que su divulgación sea inevitable para cumplir con la legislación.

El Consejo tiene la responsabilidad general de esta política y de revisar la eficacia de las medidas adoptadas en respuesta a los problemas planteados en virtud de la misma.

Todas las denuncias presentadas formalmente en virtud de esta política se comunicarán periódicamente al Consejo de Administración, aunque los nombres de los denunciantes se mantendrán confidenciales.

Esta Política forma parte del Marco de Gobernanza de Media.Monks, que incluye:

• Código de conducta.
• Política de prevención de delitos financieros.
• Otras políticas del Grupo aprobadas por el Consejo de Administración.