En la gestión del cambio, las relaciones lo son todo

No cabe duda de que las herramientas pueden ayudar a los equipos a trabajar mejor y con más eficacia, pero por sí solas no conseguirán que su equipo llegue a donde tiene que llegar. Sabemos por experiencia que si no se abordan directamente los retos de las relaciones, el esfuerzo de transformación no será realmente transformador. Nos propusimos resolver este problema haciendo tangibles los patrones de colaboración de una forma que pudiéramos seguir y medir a lo largo del tiempo.

Para un cliente multinacional del sector farmacéutico, la ineficacia de la colaboración en equipo se traducía en equipos sobrecargados o infrautilizados, así como en retrasos creativos entre el equipo interno y los proveedores externos. "Descubrimos que no se habían definido las reglas de compromiso", afirma el Vicepresidente de Consultoría Empresarial, Matt Lentz. "Así que nuestra solución consistió en observar los correos electrónicos recibidos dentro de los servidores de Media.Monks, así como la cantidad de mensajes recibidos de diferentes fuentes, para ayudarnos a desarrollar una metodología de seguimiento de las reglas de compromiso"

Lentz redactó un informe para nuestro equipo de automatización de servicios, que busca continuamente formas de crear soluciones que añadan valor o permitan a una unidad de negocio reducir tiempo y costes internamente o para nuestros clientes. Dylan McBurnett, Ingeniero Jefe de Soluciones Técnicas en Medios de Comunicación, respondió a la llamada desarrollando una herramienta que pudiera evaluar los patrones de comunicación a escala. La herramienta de análisis de la comunicación captura los datos de envío-recepción de los servidores de correo electrónico de Media.Monks. A continuación, los datos se utilizan para trazar un mapa visual de todas las comunicaciones entre el equipo del cliente y sus socios, capturando esencialmente una instantánea de la colaboración y la conexión en todo el esfuerzo interno.

Los datos ayudaron a aplicar las normas de participación y a eliminar de forma proactiva las brechas de seguridad mediante la identificación de aquellos que no estaban autorizados a enviar correos electrónicos a los compradores de medios de forma independiente. Pero, lo que quizá sea aún más convincente, las visualizaciones de datos proporcionaron una visión a 10.000 pies de altura de cómo era la comunicación en toda la organización y cómo esas relaciones cambiaban con el tiempo a medida que la comunicación se hacía más ágil y eficiente.

Utilice los datos para diseñar mejores flujos de trabajo

Todas las marcas cuentan con océanos de datos que pueden ayudarles a trabajar de forma más inteligente, aunque no siempre se den cuenta de ello. Y dar estructura a estos datos puede hacer mucho más que simplemente aplicar reglas de compromiso; puede ayudarle a evitar proactivamente los obstáculos que inhiben la transformación mencionados anteriormente. A continuación se presentan algunas de las recomendaciones clave que pudimos hacer para nuestro cliente basándonos en los resultados de nuestra herramienta.

Aliviar el agotamiento encontrando a las personas abrumadas con las comunicaciones. Los correos electrónicos compartidos entre las personas implicaban formas de trabajar juntas. Creamos una puntuación de centralidad para medir qué nodos (o personas) de la red tenían una mayor asociación con los demás. Una puntuación de centralidad un 40% superior a la de la siguiente persona del gráfico indicaba que una persona podía estar abrumada y agotada. Estos datos nos permitieron recomendar la contratación de personal para aliviar la carga de algunos miembros del equipo.

Construir nuevos puentes que ayuden a conectar a los equipos. Mientras que algunos equipos estaban sobrecargados, otros estaban infrautilizados. "Nos dimos cuenta de que algunos equipos y organizaciones con los que nuestro cliente había colaborado durante todo el proceso estaban muy aislados y descoordinados", explica Lentz. Del mismo modo, cuando se trata de in-housing en particular, un reto común es que los nuevos equipos pueden carecer de las relaciones que necesitan con terceros proveedores. Las visualizaciones facilitaron la detección de estas lagunas, ya que los nodos de la periferia ilustraban la falta de conectividad con el resto de la red.

Evaluar las mejoras en la comunicación a lo largo del tiempo. Lo mejor de la visualización de datos es que, literalmente, puedes ver el cambio ante tus propios ojos. "Gracias al análisis de la red y a las estrictas directrices de comunicación, pudimos observar un cambio en los patrones generales de relación dentro de la organización", afirma Lentz. El aumento de la centralidad del equipo central en la red -lo que indica una alta conectividad- puso de relieve que se había logrado la interdependencia necesaria para el éxito de las operaciones de medios de comunicación.

Se puede ver cómo los conjuntos de datos de comunicación pueden ayudar a identificar e influir en mejores formas de trabajar. Sea cual sea su enfoque de la transformación organizativa, la clave está en establecer relaciones. La mejor tecnología y las mejores herramientas no le ayudarán por sí solas; con la información adecuada, dispondrá del combustible necesario para avanzar hacia el éxito de la transformación.