Gestione los permisos en Data Studio como un profesional

En nuestro trabajo, hemos comprobado que Google Data Studio hace un trabajo excelente con ambas cosas. Se trata de una herramienta en línea gratuita que transforma los datos públicos y privados en conocimiento interactivo, y que pone los datos al alcance de los equipos sin traicionar la seguridad.

Aumento de la visualización de datos con Google Data Studio

Google Data Studio ayuda a las personas a comprender y gestionar los datos. Con la plataforma, puedes

• Identificar tendencias empresariales: Interactuar con los datos en forma de cuadros, mapas, gráficos y tablas, utilizando funciones populares como filtros y segmentos.
• Convertir los datos presupuestarios en informes personalizados: Una plataforma de Business Intelligence (BI) totalmente funcional con cuadros de mando e informes interactivos personalizables.
• Evalúe el rendimiento de sus sitios web y/o negocio: Al conectar la analítica de sitios web con los datos empresariales, puede encontrar valores atípicos en el rendimiento.
• Analice datos personalizados y encuentre puntos de datos útiles para diversos criterios de éxito: Los usuarios pueden manipular los datos para adaptarlos a sus necesidades, disponiendo de distintos niveles de acceso de usuario.

Además, los permisos de acceso se pueden gestionar en toda la organización con la ayuda de Google Workspace. Los propietarios de cuadros de mando también pueden impedir que otros usuarios sigan compartiendo un cuadro de mando y limitar sus opciones a la hora de realizar descargas o exportaciones para mitigar el riesgo de que se compartan datos sin autorización.

Sin embargo, aunque los diferentes niveles de acceso y los controles de uso compartido están pensados para impedir que las personas equivocadas accedan a datos confidenciales o personales, el proceso de compartir un cuadro de mando o restringir el acceso a uno puede ser difícil de gestionar a gran escala. La solución documentada de Google para personalizar los resultados de los datos propone utilizar más fuentes de datos y usar la funcionalidad de mezcla para crear filtros de muchos a muchos. Hay escenarios en los que esto puede ser factible (especialmente cuando BigQuery no está involucrado), pero podría implicar realizar cambios en la fuente de datos que luego necesitarían actualizarse si los permisos cambiasen.

Gestión de flujos de datos complejos e interconectados

Es fácil que los datos se vuelvan abrumadores, y cuando un cuadro de mando está conectado a una fuente de datos utilizada por varias personas, el propietario del cuadro de mando quiere asegurarse de que cada usuario sólo ve los datos que son relevantes para él. Esto se convierte en un requisito especialmente importante si los datos en cuestión se consideran sensibles. Entonces, ¿cómo se puede tener en cuenta este tipo de requisito en un cuadro de mando utilizando las funciones preexistentes de Data Studio?

Utilizar un filtro de correo electrónico es una forma de restringir el acceso a datos irrelevantes o sensibles. Cuando se utiliza esta función, Data Studio busca la dirección de correo electrónico del usuario en la columna que contiene todas las direcciones de correo electrónico de los usuarios en la fuente de datos y, si la encuentra, Data Studio filtrará y presentará sólo la parte relevante de los datos de ese usuario. Esto está diseñado para proporcionar un mayor nivel de restricción en torno a los datos que se refieren directamente a un individuo, lo que se conoce como "seguridad de datos a nivel de fila" La función está disponible para cualquier fuente de datos. Si los datos están en BigQuery, puedes filtrar por la dirección de correo electrónico del usuario utilizando el parámetro de correo electrónico en una consulta personalizada.

Sin embargo, esta función no está exenta de advertencias. Por defecto, la función de seguridad de datos a nivel de fila se queda corta en escenarios en los que más de una persona tiene acceso a la misma fila de datos. Por ejemplo, si estamos consultando métricas empresariales internas sobre un empleado en relación con una estructura organizativa multinivel, podría existir la necesidad permanente de que un directivo pudiera tener acceso a los datos de los empleados que gestiona.

Agilizar el intercambio de datos internos

En lugar de crear un cuadro de mandos con una fuente de datos personalizada para cada empleado y luego compartir el acceso a este cuadro de mandos con los demás uno por uno, Media.Monks se propuso crear un cuadro de mandos con una fuente de datos que contuviera todos los datos necesarios y compartirlo de forma que diera acceso a un grupo de personas concretas. La solución propuesta se basa en la capacidad de BigQuery para utilizar campos anidados, mejorada aún más mediante el uso de Google Sheets para simplificar la gestión de accesos.

El siguiente ejemplo proporciona mapas entre propietarios de unidades de negocio y gestores de distintos niveles. Gracias a este mapeo, un gestor directo puede acceder a los datos de cualquier empleado situado por debajo de él en el informe, así como a una persona situada dos niveles por encima en la estructura organizativa.

En primer lugar, es importante determinar correctamente quién debe tener acceso a cada parte del conjunto de datos mediante una hoja de Google. Esto puede variar en función de los datos en cuestión, y debe considerarse cuidadosamente antes de compartir el cuadro de mando final.

Volviendo al ejemplo, "Nombre de la unidad de negocio" se identificó como un campo de asignación entre la fuente de datos utilizada y la hoja de gestión de acceso. El campo "Propietario BU" se utiliza para listar todas las direcciones de correo electrónico de las personas que tendrán acceso a los datos. bU Owner" se convertirá en el campo de correo electrónico cuando se configure un filtro de correo electrónico. Lo que resulta especialmente interesante de esta solución es que cualquier actualización de los permisos realizada a través de la hoja de gestión de accesos funcionará en tiempo real.

Quedan algunos pasos técnicos para completar la solución. La hoja de gestión de accesos/permisos debe vincularse a BigQuery. También es necesario transformar los datos para crear un campo anidado (matriz) a partir de las direcciones de correo electrónico proporcionadas, lo que se consigue con una función SQL "split": SELECT bu_name, split(trim(bu_owner), " , " ) bu_owner FROM *Insert Data Source*

El resultado muestra el nombre de cada equipo/unidad de negocio, junto con los correos electrónicos correspondientes de los usuarios que tienen acceso a los datos de ese equipo, como se muestra a continuación:

El último paso consiste en unir la fuente de datos original con la tabla que representa la hoja de Google y, a continuación, guardarla como vista o como tabla. Para consultas y situaciones más complejas se aconseja guardar los resultados como una tabla, lo que mejora el rendimiento. Pueden ser necesarios algunos ajustes adicionales para aumentar el rendimiento y aprovechar el motor de BI de BigQuery.

El principio lógico aquí es que sólo un único usuario puede acceder al cuadro de mando en cualquier momento. La ventaja, sin embargo, es que cuando se ignora el campo Propietario de la unidad de negocio, los datos mantienen su coherencia, ya que no hay multiplicaciones de filas.

A continuación, el cuadro de mando se conecta a la entidad de destino de BigQuery. En la interfaz de usuario de Data Studio, el propietario de la fuente de datos debe habilitar la función de filtro de direcciones de correo electrónico y designar "Propietario de BU" como campo de filtrado. Si necesita realizar cambios sobre quién puede tener acceso a los datos de otra persona, sólo tiene que hacerlo en la hoja de gestión de acceso, ya que se reflejarán en la fuente de datos conectada al instante.

Hacia prácticas eficientes para el manejo de datos a nivel interno

Compartir datos sensibles con las personas adecuadas, sobre todo en una organización con varios niveles, es un proceso que debe llevarse a cabo con la máxima precaución. La forma en que las personas de los distintos niveles aplican los datos a la empresa depende de su actitud hacia los datos, que puede ser desde un motor fundamental de la empresa hasta un punto de molestia y confusión, lo que subraya la importancia de hacer que los datos sean accesibles y comprensibles para todos los que los utilizan. Aumentando la visualización de datos y compartiendo de forma segura los datos más relevantes con los miembros del equipo, es sólo cuestión de tiempo que los datos se conviertan en la prioridad. Espero con impaciencia que llegue ese día.