La importancia de la gobernanza de BI en entornos complejos

En síntesis, la gobernanza proporciona las normas, procesos y políticas que necesitamos para gestionar los datos y el contenido de manera segura, a través de workflows que garanticen su disponibilidad para las personas adecuadas y en el momento necesario. Luego, completamos el ciclo con business intelligence al utilizar esos datos para generar información valiosa y análisis que respalden la toma de decisiones estratégicas. “Entendemos la gobernanza de BI como un ciclo end-to-end que va desde la recolección de la data hasta la visualización y el consumo, con un enfoque en la retroalimentación y la gestión continua”, resume Juana Masanet, nuestra Semi Senior BI Analyst.

Efectivamente, estamos ante un proceso de vital importancia. Sin embargo, la gobernanza de BI es un aspecto que las organizaciones a menudo pasan por alto. “En el equipo de data, trabajamos con clientes que enfrentan dos desafíos típicos que la gobernanza de BI puede resolver”, dice Masanet. “Por un lado, tenemos empresas con fuentes de datos dispersas en diversas plataformas que necesitan una base de datos centralizada para realizar sus análisis; por otro, empresas con dashboards dispersos entre diferentes personas o áreas, o con discrepancias entre sus KPI y otros problemas”. 

A la hora de enfrentar estos desafíos, algunas plataformas de BI como Looker, Power BI y Tableau se han asentado como soluciones sólidas que permiten modelar las distintas fuentes de datos de manera centralizada, y facilitar la disponibilidad de la información para la toma de decisiones basadas en datos. Saber utilizarlas es clave, no solo por cuestiones de seguridad (que de por sí es central), sino también para poder escalar proyectos de gran envergadura, en los que participan una gran cantidad de stakeholders, equipos y roles con diversos objetivos, responsabilidades y tareas. Ahora bien, cabe preguntarse ¿qué incluye una buena estrategia de gobernanza de BI?

A continuación, tenemos una imagen que representa los elementos esenciales de una estrategia sólida de BI. Tan importante como definirlos es lograr que todas las personas que forman parte del flujo de trabajo los comprendan y cumplan con ellos. De esta manera, podrán confiar en los análisis que consultan para tomar decisiones basadas en los datos, así como también romper silos, fomentar la colaboración entre usuarios y reducir costos.

“Contar con equipos de trabajo experimentados y herramientas seguras, eficientes y flexibles es fundamental para orquestar procesos de trabajo que puedan poner en el centro la gobernanza de BI”, explica nuestro Analytics Specialist, Martin Milloschik. “Junto con mis colegas en el equipo de data, trabajamos con distintas organizaciones para cumplir ese objetivo, y aprovechamos dos grandes herramientas para hacerlo: Looker y Tableau”.

Ventajas y características de Looker y Tableau.

Looker y Tableau, dos de las plataformas de BI más reconocidas en la industria, permiten unificar en una sola herramienta diferentes procesos del ciclo de vida de los datos. Ambas plataformas alojan sus recursos en la nube, con Tableau ofreciendo Tableau Cloud o Server, y Looker desde GCP (Google Cloud Platform), lo que favorece el rendimiento y le permite a empresas de menor tamaño y capacidad operativa la posibilidad de usar estas herramientas. Repasemos algunas de sus funcionalidades más relevantes que potencian la gobernanza de BI. 

Una de las fortalezas clave de Looker es la centralización en la gestión de datos. La herramienta está diseñada específicamente para la integración de datos de diversas fuentes en una sola vista unificada, donde los datos se limpian y consolidan por completo a partir del modelado en una capa semántica propia. Por otro lado, Tableau, aunque no cuenta con herramientas nativas de ETL (Extract, Transform, Load) en su plataforma, ofrece Tableau Prep Builder y Tableau Prep Conductor, que cumplen la misma función.

La colaboración de datos también se optimiza en ambas herramientas. “Los equipos pueden acceder, analizar y compartir datos en un espacio de trabajo compartido, lo que mejora la comunicación y evita duplicaciones o conflictos en los datos”, dice Milloschik. Además, ambas plataformas cuentan con un control de versiones que posibilita este trabajo compartido y permite que los equipos trabajen en simultáneo, incluyendo a aquellos menos experimentados en el uso de datos.

Para la gestión de metadatos, Tableau ofrece una funcionalidad adicional llamada Tableau Catalog. Esta herramienta indexa todo el contenido de tu sitio, incluyendo tableros, métricas, fuentes de datos, conexiones virtuales y flujos, para recopilar metadatos detallados sobre el contenido. Con Tableau Catalog, los usuarios pueden acceder a características como linaje, análisis de impacto y diccionario de datos, lo que les brinda una mayor comprensión de la información que utilizan y les permite rastrear dónde se utilizan en toda la organización.

Además, Tableau cuenta con Data Quality Warnings y Asset Monitoring que permiten establecer advertencias en las fuentes de datos para que los usuarios que utilicen tableros con dichas fuentes o los mismos datos estén al tanto de los problemas. Estas advertencias pueden informar sobre datos deprecados, datos obsoletos, mantenimiento en curso, información sensible, entre otros. También es posible utilizar estas funcionalidades para notificar a los usuarios cuando los datos no están actualizados debido a un fallo u otro motivo. Esto ayuda a garantizar que los usuarios estén informados sobre la calidad y la disponibilidad de los datos.

En cuanto a la seguridad, ambas plataformas permiten controlar el acceso a los datos confidenciales y aplicar diversas medidas de seguridad según los roles de los usuarios. Estas medidas incluyen autenticación y autorización de fuentes de datos, filtrado a nivel de fila, permisos y encriptado, entre otros. “Es posible crear roles y grupos que luego se asocian a los diferentes usuarios, lo que les permite acceder a capas de información según las necesidades del negocio y la accesibilidad definida para cada usuario”, explica Valentina Gonzalez, BI Analyst. De esta manera, se implementan restricciones para garantizar que solo los usuarios autorizados accedan a la información adecuada.

Tanto Looker como Tableau cuentan con herramientas de gestión y monitoreo que permiten a los administradores comprender los patrones de uso de los datos y responder de manera proactiva a problemas relacionados con el uso, rendimiento, conectividad de datos y fallas en la actualización, entre otros. Tableau proporciona vistas administrativas predeterminadas utilizando los datos del repositorio de Tableau Server o Cloud. En el caso de Looker contamos con el apartado de System Activity en el menú general de admin, que disponibiliza una serie de LookML Dashboards y modelos, los cuales permiten analizar la actividad de los usuarios, el consumo de datos y contenidos, la frecuencia en la consulta y uso de los dashboards publicados, además de la posibilidad de dar seguimiento a errores que se generen al momento de modelar y armar Looks. 

En resumen, ambas plataformas ofrecen cada uno de los aspectos del ciclo de retroalimentación para llevar a cabo una gobernanza efectiva. Sin embargo, es importante tener en cuenta que el éxito no depende únicamente de la herramienta utilizada. La capacitación de los usuarios y la implementación de políticas y procesos adecuados en la empresa son elementos clave para lograr el éxito en la gobernanza de datos.