Na gestão de mudanças, relacionamentos são tudo

As ferramentas podem, certamente, ajudar equipes a funcionar melhor e com mais eficiência. No entanto, sua equipe precisará de mais do que isso para alcançar os resultados desejados. Sabemos por experiência que, se você não lidar diretamente com os desafios de relacionamento, seus esforços não valerão de nada. Decidimos resolver esse problema tornando os padrões de colaboração tangíveis, de forma que pudéssemos monitorar e medir ao longo do tempo.

Para um cliente multinacional do ramo farmacêutico, as ineficiências na colaboração entre pessoas resultaram em equipes sobrecarregadas/subutilizadas, além de atrasos criativos entre a equipe interna e fornecedores terceirizados. “Descobrimos que as regras das interações não haviam sido definidas”, diz Matt Lentz, Vice-Presidente da Enterprise Consulting. “Portanto, nossa solução era analisar os e-mails recebidos pelos servidores da Media.Monks, bem como a quantidade de mensagens recebidas de diferentes fontes, para ajudar a desenvolver uma metodologia para monitorar regras de engajamento.”

Lentz escreveu um resumo para nossa equipe de automação de serviços, que busca continuamente maneiras de construir soluções que agreguem valor ou possibilitem uma unidade nos negócios, reduzindo tempo e custos internamente ou para nossos clientes. Dylan McBurnett, engenheiro-chefe de soluções técnicas em mídia, respondeu ao chamado desenvolvendo uma ferramenta que poderia avaliar padrões de comunicação em escala. A ferramenta de análise de comunicação captura dados enviados e recebidos dos servidores de e-mail da Media.Monks. Depois, os dados são utilizados para mapear visualmente toda a comunicação entre a equipe do cliente e seus parceiros — basicamente, obtendo um panorama da colaboração e conexão entre os esforços internos.

Os dados ajudaram a aplicar regras de engajamento e eliminar proativamente as violações de segurança, identificando quem não tinha autorização para enviar e-mails a compradores de mídia de forma independente. Mas talvez o mais impressionante seja a visão panorâmica que as visualizações de dados proporcionaram sobre a comunicação em toda a organização — e como esses relacionamentos estavam mudando com o tempo, à medida que a comunicação se tornava mais simplificada e eficiente.

Use os dados para criar fluxos de trabalho melhores

Todas as marcas têm acesso a uma enorme quantidade de dados que podem ajudá-las a trabalhar de forma mais inteligente. Mas nem sempre se dão conta disso. E dar estrutura a esses dados pode fazer muito mais do que simplesmente impor regras às interações; pode ajudar a evitar proativamente os obstáculos que impedem a transformação mencionada acima. Confira abaixo algumas das principais recomendações que pudemos fazer para o nosso cliente, com base nos resultados da ferramenta.

Amenize o burnout ao encontrar pessoas sobrecarregadas por questões de comunicação. Os e-mails trocados entre pessoas deixam implícita a forma como trabalham juntas. Criamos uma pontuação para a centralidade, cujo objetivo era medir quais nós (ou pessoas) da rede tinham mais ligações uns com os outros. Ter uma pontuação de centralidade 40% maior do que a próxima pessoa no gráfico sugeria que um indivíduo podia estar ficando sobrecarregado e próximo do burnout. Esses dados nos forneceram argumentos para recomendar contratações, amenizando o fardo sobre alguns membros da equipe.

Construa novas pontes que ajudem a conectar equipes. Enquanto algumas equipes estavam sobrecarregadas, outras estavam subaproveitadas. “Descobrimos que algumas equipes e organizações com quem o cliente se associou durante o processo de transição para o in-house eram muito desordenadas e descoordenadas”, explica Lentz. Da mesma forma, quando se trata de agências internas, um desafio comum é que equipes novas podem ainda não ter os relacionamentos de que precisam com fornecedores terceirizados. As visualizações facilitaram a identificação dessas lacunas, pois os nós na periferia ilustravam uma falta de conectividade com o resto da rede.

Avalie melhorias de comunicação ao longo do tempo. A beleza da visualização de dados é que você pode literalmente ver as mudanças bem diante de seus olhos. “Por meio da análise da rede e de diretrizes rígidas de comunicação, pudemos ver uma mudança nos padrões gerais de relacionamento dentro da organização”, conta Lentz. A crescente centralidade da equipe principal na rede — indicando alta conectividade — enfatizou que ela havia alcançado a interdependência necessária para o sucesso das operações de mídia.

É possível observar como conjuntos de dados de comunicação podem ajudar a identificar e influenciar melhores formas de trabalho. Independentemente de qual seja sua abordagem para a transformação organizacional, construir relacionamentos é fundamental. As melhores tecnologias e ferramentas não são suficientes por si só; mas, com os insights certos, você tem o combo perfeito para trilhar o caminho de uma transformação de sucesso.